As despesas relacionadas à hospedagem (reservas de hotéis e pousadas), bem como alimentação e transporte, são da responsabilidade dos participantes da Reunião Regional.

As Comissões Executivas Central, a cargo da SBPC, e Local, sob a responsabilidade do IF Goiano, não possuem acordos ou vínculos com empresas gestoras de hotéis, hostels ou pousadas, e/ou com websites de turismo e com pessoas físicas que se colocaram à disposição para oferecer opções de hospedagem em moradas.